De schriftelijke case: van datapakket naar drie slides

Wat is een schriftelijke case?

Bij een schriftelijke case krijg je een klantprobleem en een pakket documenten, meestal 20-40 pagina's met grafieken, tabellen en artikelen, en een vaste tijd om een korte slidedeck te maken. Daarna presenteer je de deck aan een of twee interviewers, vaak een partner, en beantwoord je hun vragen. De case perst een week projectwerk samen in een of twee uur.

Bureaus gebruiken dit format omdat het laat zien wat een live case verbergt: of je zonder hulp de relevante 20% van de data vindt, of je kunt rekenen zonder dat een interviewer je corrigeert, en of je een conclusie schrijft die iemand anders kan lezen. De kernvaardigheid is dezelfde die de vroegere schriftelijke test van McKinsey, de PST, beloonde, en die ik zelf als kandidaat heb gemaakt: snel beslissen wat je overslaat. Een schriftelijke case voegt daar slides en een live verdediging aan toe.

Welke bureaus gebruiken een schriftelijke case, en in welke ronde?

Vooral BCG en Bain op een deel van hun kantoren, plus een aantal tier 2-bureaus. Het format verandert per kantoor en per jaar, dus de labels hieronder doen ertoe.

Voor de rest van het proces per bureau lees je de gids voor de BCG case interview en de gids voor de Bain case interview.

Hoe verdeel je de voorbereidingstijd?

Besteed ongeveer 10% aan oriëntatie, 40% aan lezen en analyseren, 35% aan slides bouwen en 15% aan oefenen. Voor een tijdvak van 50 minuten geeft dat dit plan:

Rek het plan op voor langere formats, en houd de volgorde aan. Kandidaten die aan slides beginnen voordat de analyse af is, moeten ze later opnieuw bouwen.

Een datapakket van 20-40 pagina's lezen zonder te verdrinken

Begin bij de vraag en werk terug naar de data. Schrijf het besluit van de klant bovenaan je aantekeningen en zet daaronder de twee of drie getallen die het zouden beantwoorden. Scan de titels van de bijlagen en sorteer de pagina's in kern, ondersteunend en negeren. De meeste pakketten bevatten bewuste afleiders: een artikel over de sector, een profiel van een concurrent of een grafiek die klopt en toch niet relevant is.

Lees de kernbijlagen volledig, inclusief eenheden en voetnoten. De valkuilen in bijlagen zijn dezelfde als in online tests: duizenden door elkaar met miljoenen, procenten door elkaar met procentpunten, en totalen die niet gelijk zijn aan de som van de segmenten. Onze gids voor case interview math behandelt de technieken zonder rekenmachine die deze stap snel houden.

Drie slides bouwen: actietitels, één grafiek, één aanbeveling

Elke slide draagt één boodschap, geschreven als een actietitel in een volledige zin die de bevinding noemt. De body bevat de ene grafiek of tabel die de bevinding bewijst. De laatste slide geeft de aanbeveling, de verwachte impact, het grootste risico en de volgende stappen. Dit is het Minto Pyramid Principle toegepast op een deck: de conclusie gaat voorop, het bewijs ondersteunt.

Presenteren en verdedigen onder vragen van een partner

Open met het antwoord in één zin en loop daarna de slides door, twee tot drie minuten per slide. Partners prikken in je zwakste getal, vragen wat je met meer tijd zou doen en testen of je onder druk van mening verandert. Verdedig conclusies die door data worden gedragen, geef snel toe als dat niet zo is, en zeg hoe die toegeving de aanbeveling verandert.

Oefenpakket in het klein: een Nederlandse bakkerijketen

De klant is een fictieve Nederlandse bakkerijketen met 60 winkels. De bedrijfsmarge daalde in twee jaar van 9,0% naar 4,0%. De CEO vraagt waarom, en wat eraan te doen is. Geef jezelf 50 minuten zonder rekenmachine.

Bijlage 1: winst-en-verliesrekening, € miljoen

Bijlage 2: winkelformules, 2025

Bijlage 3: Sinds 2023 steeg de prijs van boter met 45%, van bloem met 25% en van eieren met 30%. Het gemiddelde bonbedrag steeg met 5%.

Modelantwoord: drie slides

Slide 1. "Inflatie van ingrediënten veroorzaakt de margedaling: de kosten van ingrediënten stegen 22%, de omzet 5%." Grafiek: een margebrug van 9,0% naar 4,0%. Ingrediënten gingen van 30,0% naar 34,9% van de omzet (min 4,9 procentpunt), personeel van 40,0% naar 42,1% (min 2,1), huur min 0,2, en overige kosten verbeterden met 2,2 procentpunt. De controlestap: de vier balken moeten optellen tot de daling van 5,0 procentpunt, en dat doen ze.

Slide 2. "De 15 winkels bij supermarkten verliezen geld, terwijl de stationskiosken 18% verdienen." Grafiek: bijdrage per formule. De winkels bij supermarkten verliezen ongeveer €0,2 miljoen aan bijdrage; de kiosken verdienen ongeveer €1,6 miljoen op minder omzet.

Slide 3. "Verhoog de prijzen met ongeveer 4% om de marge naar ongeveer 7,7% te brengen, en heronderhandel de huur bij supermarkten voordat je besluit te vertrekken." Een prijsverhoging van 4% bij gelijk volume levert ongeveer €2,0 miljoen op, wat €4,0 miljoen winst geeft op €52,4 miljoen omzet. Bij de nieuwe prijzen worden de winkels bij supermarkten licht positief (ongeveer €0,2 miljoen, ofwel 2% bijdrage), dus sluiten zou nu winst kosten; betere huurvoorwaarden komen eerst. Grootste risico: volumeverlies in de winkelstraatwinkels. Volgende stap: test de prijsverhoging zes weken in vijf winkels.

De valkuil in dit pakket zit in slide 3. Een kandidaat die adviseert de winkels bij supermarkten te sluiten zonder hun marge bij de nieuwe prijzen opnieuw te berekenen, zet een verkeerde conclusie op de laatste slide.

Cracking the Case bevat nog een voorbeeldvraag voor een schriftelijke case. Voor oefening op tijd in de kernvaardigheid, volle bijlagen snel lezen en getallen controleren zonder rekenmachine, biedt The Key to the PST 26 vragen verdeeld over meerdere business cases met een volledige antwoordgids, gebouwd op dezelfde vaardigheden die de PST-gids beschrijft.