Der schriftliche Case: vom Datendossier zu drei Folien

Was ist ein schriftlicher Case?

Bei einem schriftlichen Case bekommst du ein Klientenproblem und ein Dossier mit Unterlagen, meist 20-40 Seiten mit Diagrammen, Tabellen und Artikeln, und hast eine feste Zeit, um daraus eine kurze Präsentation zu erstellen. Diese präsentierst du dann einem oder zwei Interviewern, oft einem Partner, und beantwortest ihre Fragen. Der Case verdichtet eine Woche Projektarbeit auf ein bis zwei Stunden.

Beratungen setzen ihn ein, weil er zeigt, was ein Live-Case verbirgt: ob du die relevanten 20 % der Daten ohne Hilfe findest, ohne Korrektur durch einen Interviewer richtig rechnest und eine Schlussfolgerung formulierst, die jemand anderes lesen kann. Die Kernfähigkeit ist dieselbe, die McKinseys früherer schriftlicher Test, der PST, belohnte, den ich selbst als Kandidat geschrieben habe: schnell zu entscheiden, was du nicht liest. Ein schriftlicher Case ergänzt das um Folien und eine Verteidigung im Gespräch.

Welche Beratungen setzen einen schriftlichen Case ein, und in welcher Runde?

Vor allem BCG und Bain in ausgewählten Büros, dazu mehrere Tier-2-Beratungen. Die Formate ändern sich je nach Büro und Jahr, deshalb sind die Einstufungen unten wichtig.

Den restlichen Prozess der jeweiligen Beratung beschreiben der Leitfaden zum BCG Case Interview und der Leitfaden zum Bain Case Interview.

Wie solltest du die Vorbereitungszeit aufteilen?

Plane grob 10 % für die Orientierung ein, 40 % für Lesen und Analyse, 35 % für den Folienbau und 15 % für die Generalprobe. Für ein Zeitfenster von 50 Minuten ergibt das diesen Plan:

Skaliere den Plan für längere Formate, behalte aber die Reihenfolge bei. Wer mit den Folien beginnt, bevor die Analyse fertig ist, baut sie später neu.

Ein Dossier von 20-40 Seiten lesen, ohne unterzugehen

Beginne bei der Frage und arbeite dich rückwärts zu den Daten. Schreib die Entscheidung des Klienten oben in deine Notizen und liste dann die zwei oder drei Zahlen auf, die sie beantworten würden. Überfliege die Titel der Abbildungen und sortiere die Seiten in Kern, ergänzend und ignorieren. Die meisten Dossiers enthalten bewusste Ablenkungen: einen Branchenartikel, ein Wettbewerberprofil oder ein Diagramm, das korrekt, aber irrelevant ist.

Lies die Kernabbildungen vollständig, einschließlich Einheiten und Fußnoten. Die Fallen in den Abbildungen sind dieselben, die auch Online-Tests stellen: Tausender gemischt mit Millionen, Prozent gemischt mit Prozentpunkten und Summen, die nicht der Summe der Segmente entsprechen. Unser Leitfaden zum Kopfrechnen im Case Interview behandelt die Techniken ohne Taschenrechner, die diesen Schritt schnell machen.

Drei Folien bauen: Action Titles, ein Diagramm, eine Empfehlung

Jede Folie sollte eine einzige Botschaft tragen, formuliert als vollständiger Satz im Action Title, der den Befund nennt. Der Folienkörper enthält das eine Diagramm oder die eine Tabelle, die ihn belegt. Die letzte Folie nennt die Empfehlung, die erwartete Wirkung, das größte Risiko und die nächsten Schritte. Das ist das Minto Pyramid Principle, angewendet auf eine Präsentation: Die Schlussfolgerung führt, die Belege stützen.

Präsentieren und verteidigen, wenn der Partner nachfragt

Beginne mit der Antwort in einem Satz und geh dann jede Folie in zwei bis drei Minuten durch. Partner werden deine schwächste Zahl hinterfragen, fragen, was du mit mehr Zeit tun würdest, und testen, ob du unter Druck deine Meinung änderst. Verteidige Schlussfolgerungen, die von Daten gestützt sind, gib schnell nach, wenn sie es nicht sind, und sag, wie dieses Zugeständnis die Empfehlung verändert.

Übungs-Minidossier: eine niederländische Bäckereikette

Der Klient ist eine fiktive niederländische Bäckereikette mit 60 Filialen. Ihre operative Marge ist in zwei Jahren von 9,0 % auf 4,0 % gesunken. Der CEO fragt, warum, und was zu tun ist. Gib dir 50 Minuten ohne Taschenrechner.

Abbildung 1: GuV, Mio. €

Abbildung 2: Filialformate, 2025

Abbildung 3: Seit 2023 sind die Preise für Butter um 45 %, für Mehl um 25 % und für Eier um 30 % gestiegen. Der durchschnittliche Bon ist um 5 % gestiegen.

Musterlösung: drei Folien

Folie 1. „Die Inflation bei den Zutaten treibt den Margenrückgang: Die Zutatenkosten stiegen um 22 %, der Umsatz um 5 %.“ Diagramm: eine Margenbrücke von 9,0 % auf 4,0 %. Die Zutaten stiegen von 30,0 % auf 34,9 % des Umsatzes (minus 4,9 Punkte), das Personal von 40,0 % auf 42,1 % (minus 2,1), die Miete kostet 0,2 Punkte, und die sonstigen Kosten verbesserten sich um 2,2 Punkte. Der Prüfschritt: Die vier Balken müssen sich zum Rückgang von 5,0 Punkten addieren, und das tun sie.

Folie 2. „Die 15 Filialen im Supermarkt verlieren Geld, während die Bahnhofskioske 18 % erzielen.“ Diagramm: Deckungsbeitragsmarge nach Format. Die Supermarktfilialen verlieren etwa 0,2 Millionen € Deckungsbeitrag; die Kioske verdienen mit weniger Umsatz etwa 1,6 Millionen €.

Folie 3. „Preise um etwa 4 % erhöhen, um die Marge auf etwa 7,7 % zu heben, und die Mietverträge im Supermarkt neu verhandeln, bevor über einen Ausstieg entschieden wird.“ Eine Preiserhöhung um 4 % bei stabilem Volumen bringt etwa 2,0 Millionen €, das ergibt 4,0 Millionen € Gewinn bei 52,4 Millionen € Umsatz. Zu den neuen Preisen werden die Supermarktfilialen leicht positiv (etwa 0,2 Millionen € oder 2 % Deckungsbeitrag). Eine Schließung würde jetzt also Gewinn kosten; bessere Mietkonditionen kommen zuerst. Größtes Risiko: Volumenverlust in den Innenstadtfilialen. Nächster Schritt: die Preiserhöhung sechs Wochen lang in fünf Filialen testen.

Die Falle in diesem Dossier steckt in Folie 3. Wer die Schließung der Supermarktfilialen empfiehlt, ohne ihre Marge zu den neuen Preisen neu zu berechnen, setzt eine falsche Schlussfolgerung auf die letzte Folie.

Cracking the Case (auf Englisch und Niederländisch) enthält eine weitere Beispielaufgabe für einen schriftlichen Case. Für Übung auf Zeit in der Kernfähigkeit, also dichte Abbildungen schnell lesen und Zahlen ohne Taschenrechner prüfen, bietet The Key to the PST 26 Fragen zu mehreren Business Cases mit vollständigem Lösungsteil. Das Buch baut auf denselben Fähigkeiten auf, die der Leitfaden zum PST beschreibt.