Groepscase interview: zo val je op zonder het over te nemen

Wat is een groepscase interview?

Bij een groepscase interview krijgt een klein team van kandidaten, meestal drie tot zes mensen, één zakelijk probleem dat ze samen oplossen terwijl assessoren meekijken. Iedere kandidaat wordt individueel beoordeeld. Het format test wat een één-op-één case niet kan testen: hoe je onder tijdsdruk samenwerkt in een team van onbekenden. Dat is precies de dagelijkse praktijk van een consultancyproject.

De kernvaardigheden zijn dezelfde als in een individueel case study interview: structuur, analyse en een aanbeveling. Het verschil is dat je ze via anderen tot stand moet brengen. Daardoor verschuift het gewicht van briljantie naar invloed.

Welke bureaus gebruiken groepscases en assessment centers?

Groepsopdrachten komen vooral voor bij de Big Four en in Britse en Europese assessment centers, en slechts af en toe bij MBB. Voorbereidingsaanbieders zijn het oneens over de lijst, dus let op de labels hieronder.

Assessment centers in Britse stijl duren meestal ongeveer een halve dag. Ze combineren een groepsopdracht van zo'n 30 minuten met interviews, case studies, presentaties en individuele opdrachten. Nederlandse en andere Europese kantoren gebruiken vergelijkbare formats, dus vraag er vroeg naar als je in Nederland solliciteert.

De twee formats: live discussie en groepspresentatie

Bij de live discussie krijgt iedere kandidaat ongeveer 10 minuten om een kort casepakket te lezen. Daarna volgt ongeveer 20 minuten open discussie in het bijzijn van de assessoren en vervolgens 15-20 minuten vragen. Bij de groepspresentatie krijgt het team ongeveer een uur om samen voor te bereiden terwijl een assessor zwijgend meekijkt. Daarna volgen een presentatie van 15 minuten aan een panel en vragen. Deze tijden komen uit ervaringen van kandidaten en verschillen per bureau.

Een eenvoudige rekensom over spreektijd laat zien waarom gedrag zwaarder weegt dan volume. In een discussie van 20 minuten met vijf kandidaten heeft ieder ongeveer vier minuten als de tijd gelijk verdeeld wordt. Vier minuten is genoeg voor twee of drie inhoudelijke bijdragen en een paar korte interventies. Kandidaten die hun vier minuten besteden aan het herhalen van wat anderen zeiden, en kandidaten die acht minuten nemen en anderen wegdrukken, scoren allebei slecht.

Waar letten observatoren op?

Observatoren beoordelen per kandidaat vier dimensies, al geven bureaus ze verschillende namen. De scorekaart hieronder geeft weer waar assessoren bij groepsopdrachten doorgaans naar kijken. Je kunt hem ook gebruiken om te oefenen.

Geef per kandidaat elke dimensie een score van 1 tot 4 en noteer bij elke score één zin bewijs. Bewijs houdt de nabespreking feitelijk: een notitie als "stelde in minuut twee de splitsing kosten versus omzet voor" geeft de kandidaat een concreet gedrag om te herhalen of te verbeteren. Voeg bij een groepspresentatie een vijfde regel toe voor de presentatie zelf: helderheid en hoe soepel de overdracht tussen sprekers verloopt.

Vijf gedragingen die je punten opleveren

1. Binnen de eerste twee minuten een structuur voorstellen. Een korte MECE-opdeling van het probleem, volgens het MECE-principe, geeft de groep een kaart en maakt jou het natuurlijke referentiepunt.
2. Een nuttige rol op je nemen. Tijdbewaker, samenvatter en eigenaar van de cijfers zijn zichtbare, waardevolle rollen die je moeilijk kunt overdrijven.
3. Expliciet voortbouwen op anderen. "Voortbouwend op wat Anna zei over vaste kosten: de figuur laat zien dat de huur met 30% is gestegen" levert in één keer punten op voor samenwerking en analyse.
4. Stille deelnemers betrekken. Een zwijgende kandidaat om zijn of haar kijk op een figuur vragen laat inclusief leiderschap zien.
5. Op het juiste moment samenvatten. Wie met nog vijf minuten te gaan de afgesproken punten samenvat, stuurt de groep naar een aanbeveling.

Vijf gedragingen die je punten kosten

1. Domineren. Capgemini, aangehaald door Targetjobs, raadt kandidaten aan assertief te zijn zonder te domineren, omdat bureaus vaak eerder teamspelers zoeken dan teamleiders.
2. Zwijgen. Assessoren kunnen niet beoordelen wat ze niet zien.
3. Herhalen zonder iets toe te voegen. Een punt herhalen dat al gemaakt is kost spreektijd en levert niets op.
4. Ideeën wegwuiven. Een voorstel zonder onderbouwing afwijzen komt over als slechte omgang met klanten.
5. De klok uit het oog verliezen. Een groep die zonder aanbeveling door de tijd heen raakt, scoort als geheel laag. De kandidaten die het zagen aankomen en niets zeiden, delen in de schuld.

Een aantal hiervan zijn de groepsversie van de individuele valkuilen in onze gids over fouten in case interviews.

Notitie van Stephan: In de groepscoachingsessies die ik gaf, gingen de kandidaten die een ronde als observator meededen het snelst vooruit. Wie een groep van buitenaf bekijkt, ziet binnen twee minuten welke bijdragen de richting van een discussie veranderen en welke alleen tijd vullen.

Zo oefen je een groepscase met vrienden

1. Verzamel vier tot zes mensen en wijs één observator aan die niet meedoet.
2. Maak een casepakket van één pagina met een of twee figuren; elke oefencase is geschikt.
3. Geef 10 minuten stille leestijd en 20 minuten discussie, strikt getimed.
4. Laat de observator voor elke kandidaat de scorekaart hierboven invullen.
5. Bespreek 10 minuten na: per persoon één sterk punt en één verbeterpunt, met bewijs.
6. Wissel de rol van observator en herhaal met een nieuwe case.

Drie van zulke rondes op één avond leren je meer over groepsdynamiek dan welke hoeveelheid leeswerk ook. Voor de vaardigheden om de case zelf op te lossen behandelt Cracking the Case frameworks voor business cases en drie volledig uitgewerkte kandidaatcases. Praktisch: assessment centers verwachten meestal zakelijke kleding, zoals besproken in onze gids over de dresscode voor interviews. De complete gids voor case interviews behandelt de rest van het proces.